satualas.com – Sales Taking Order (STO) adalah salah satu peran penting dalam dunia penjualan yang fokus pada pencatatan dan pengelolaan pesanan dari pelanggan. Profesi ini memerlukan keterampilan komunikasi yang baik, ketelitian, serta pemahaman mendalam tentang produk yang ditawarkan.
Apa Itu Sales Taking Order?
Sales Taking Order (STO) adalah profesi dalam bidang penjualan yang bertugas untuk menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan, memastikan ketersediaan produk, serta mengoordinasikan proses pengiriman barang. STO berperan sebagai penghubung antara pelanggan dan perusahaan, memastikan bahwa setiap pesanan diproses dengan akurat dan tepat waktu.
Peran Sales Taking Order Dalam Perusahaan
STO sering kali menjadi titik kontak pertama bagi pelanggan dalam proses pembelian. Mereka tidak hanya mencatat pesanan, tetapi juga memberikan informasi produk, menangani keluhan, dan memastikan kepuasan pelanggan. Dalam struktur organisasi, STO biasanya berada di bawah departemen penjualan dan bekerja sama dengan tim logistik, gudang, dan keuangan.
Perbedaan Dengan Jenis Sales Lainnya
- Sales Kanvas: Bertugas menjual produk secara langsung kepada pelanggan dengan membawa barang dagangan.
- Sales Motoris: Menjual produk dengan menggunakan kendaraan bermotor, biasanya untuk menjangkau area yang lebih luas.
- Sales Taking Order: Fokus pada pencatatan pesanan tanpa membawa barang, dan biasanya tidak melakukan pengiriman langsung.
Tugas Dan Tanggung Jawab Sales Taking Order
Seorang Sales Taking Order (STO) memiliki peran yang sangat penting dalam menjaga kelancaran proses penjualan serta hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Berikut adalah penjabaran lengkap tugas dan tanggung jawabnya:
1. Mencatat Pesanan Pelanggan
Tugas utama STO adalah mencatat setiap pesanan dari pelanggan dengan detail yang lengkap, termasuk jumlah, jenis produk, harga, dan waktu pengiriman. Ketelitian dalam mencatat pesanan sangat penting untuk menghindari kesalahan yang dapat berdampak pada kepuasan pelanggan.
2. Memastikan Ketersediaan Stok
Sebelum mengonfirmasi pesanan, STO harus memastikan bahwa produk yang dipesan tersedia dalam stok. Mereka perlu berkoordinasi dengan tim gudang atau manajemen inventaris untuk mengecek ketersediaan produk dan memastikan bahwa pesanan dapat dipenuhi tanpa penundaan.
3. Menyelesaikan Transaksi
Setelah mencatat pesanan, STO bertanggung jawab untuk menyelesaikan transaksi jual beli. Ini termasuk memproses pembayaran, baik secara tunai maupun kredit, dan memastikan bahwa semua dokumen terkait transaksi disiapkan dengan benar.
4. Menjalin Hubungan Baik Dengan Pelanggan
STO harus mampu membangun dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Mereka menjadi perwakilan perusahaan di mata pelanggan, sehingga penting untuk memberikan layanan yang memuaskan dan responsif terhadap kebutuhan serta keluhan pelanggan.
5. Memantau Kondisi Produk
STO juga bertanggung jawab untuk memeriksa kondisi produk yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Mereka harus memastikan bahwa produk dalam kondisi baik, tidak rusak, dan belum kedaluwarsa sebelum dikirimkan.
6. Berkoordinasi Dengan Tim Internal
STO harus bekerja sama dengan tim logistik, gudang, dan bahkan tim keuangan untuk memastikan pesanan diproses dengan tepat. Koordinasi yang baik antar tim internal sangat penting untuk menjaga kelancaran proses penjualan dan distribusi produk.
7. Melaporkan Aktivitas Penjualan
Setiap aktivitas harus dilaporkan, mulai dari jumlah pesanan, pelanggan yang dilayani, hingga masalah yang mungkin terjadi di lapangan. Laporan ini menjadi data penting bagi manajemen untuk analisis lebih lanjut.
Skill Keterampilan Yang Dibutuhkan Oleh Sales Taking Order
Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, seorang Sales Taking Order harus memiliki beberapa keterampilan penting:
1. Kemampuan Komunikasi Yang Baik
Sebagai penghubung antara perusahaan dan pelanggan, STO harus mampu berkomunikasi dengan jelas dan efektif, baik secara lisan maupun tulisan. Kemampuan mendengarkan yang baik juga penting untuk memahami kebutuhan pelanggan.
2. Ketelitian Dan Detail Oriented
Ketelitian sangat penting dalam peran ini karena kesalahan dalam mencatat pesanan atau memberikan informasi bisa berdampak besar pada kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
3. Pengetahuan Produk Yang Mendalam
STO harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang produk yang ditawarkan, termasuk spesifikasi, harga, dan ketersediaan. Hal ini memungkinkan mereka untuk memberikan informasi yang akurat dan membantu pelanggan dalam pengambilan keputusan.
4. Kemampuan Menggunakan Teknologi
Di era digital saat ini, kemampuan untuk menggunakan teknologi seperti CRM (Customer Relationship Management) dan software manajemen penjualan sangat penting. STO harus familiar dengan berbagai alat digital yang digunakan untuk mengelola pesanan, melacak pengiriman, dan menyusun laporan penjualan.
5. Keterampilan Negosiasi
Meskipun tugas utamanya adalah menerima pesanan, STO juga harus memiliki kemampuan negosiasi. Mereka perlu mampu menawarkan solusi terbaik bagi pelanggan, baik dalam hal harga, produk alternatif, atau waktu pengiriman, yang tetap menguntungkan bagi perusahaan.
Peluang Jenjang Karir Dalam Bidang Sales Taking Order
Bidang Sales Taking Order (STO) merupakan salah satu jalur karir yang memiliki prospek cerah, terutama di industri FMCG (Fast Moving Consumer Goods), distribusi, dan ritel. Profesi ini bukan hanya tentang mencatat pesanan, tetapi juga berperan penting dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan serta memastikan arus barang berjalan lancar dari produsen ke konsumen. Seiring bertambahnya pengalaman dan keterampilan, para profesional di bidang ini dapat naik ke jenjang karir yang lebih tinggi. Berikut adalah tahapan lengkapnya:
1. Sales Taking Order Junior
Posisi entry-level bagi mereka yang baru memulai karir di bidang penjualan. Tugas utamanya adalah menerima dan mencatat pesanan pelanggan serta belajar mengenai produk dan proses penjualan perusahaan.
2. Sales Taking Order Senior
Dengan pengalaman yang lebih banyak, STO senior memiliki tanggung jawab yang lebih besar, termasuk menangani pelanggan utama, melatih STO junior, dan berkontribusi dalam strategi penjualan.
3. Supervisor Sales Taking Order
Sebagai supervisor, individu ini bertanggung jawab untuk mengawasi tim STO, memastikan bahwa target penjualan tercapai, serta mengelola hubungan dengan pelanggan utama.
4. Manager Sales Taking Order
Manager STO memiliki peran strategis dalam merencanakan dan mengimplementasikan strategi penjualan, mengelola anggaran, serta berkoordinasi dengan departemen lain untuk mencapai tujuan perusahaan.
Sektor Industri Yang Membutuhkan Sales Taking Order
Profesi Sales Taking Order (STO) memiliki peran penting dalam rantai pasok berbagai industri. Tugas utama STO, yaitu menerima pesanan dari pelanggan dan memastikan proses pemesanan berjalan lancar, dibutuhkan oleh banyak sektor yang mengandalkan distribusi barang secara rutin. Berikut ini beberapa sektor industri yang sangat membutuhkan tenaga Sales Taking Order:
1. Industri FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
Industri FMCG adalah sektor yang paling banyak menggunakan tenaga STO. Produk-produk seperti makanan, minuman, produk perawatan pribadi, dan kebutuhan rumah tangga bergerak cepat di pasaran sehingga membutuhkan proses pemesanan yang efisien.
2. Industri Farmasi Dan Alat Kesehatan
Perusahaan yang memproduksi obat-obatan dan alat kesehatan membutuhkan STO untuk memastikan pasokan ke apotek, rumah sakit, dan klinik berjalan tanpa hambatan.
3. Industri Distribusi Dan Logistik
Perusahaan distribusi yang mendistribusikan berbagai macam produk, mulai dari bahan makanan hingga barang elektronik, sangat memerlukan STO untuk mencatat dan memproses order dari berbagai mitra bisnis.
4. Industri Retail Modern
Perusahaan retail seperti supermarket, minimarket, dan toko serba ada juga mempekerjakan STO untuk menangani proses pemesanan barang dari gudang pusat ke toko-toko cabang.
5. Industri Bahan Bangunan
Distributor semen, cat, keramik, dan bahan bangunan lainnya juga memerlukan tim STO untuk mencatat pesanan dari toko bangunan dan proyek konstruksi.
6. Industri Peralatan Rumah Tangga Dan Elektronik
Perusahaan yang bergerak dalam distribusi alat rumah tangga dan elektronik memanfaatkan tenaga STO untuk memastikan produk tersedia di toko-toko elektronik di seluruh wilayah.
7. Industri Makanan Dan Minuman Horeka (Hotel, Restoran, Katering)
Distributor makanan beku, bahan makanan, dan minuman untuk sektor hotel, restoran, dan katering (Horeka) memerlukan STO untuk mencatat pesanan dari klien mereka secara berkala.
8. Industri Otomotif Dan Suku Cadang
Perusahaan distribusi suku cadang kendaraan bermotor juga memerlukan tenaga STO untuk menangani pesanan dari bengkel, dealer, dan toko sparepart.
Info Gaji Sales Taking Order Di Indonesia
Gaji seorang Sales Taking Order bervariasi tergantung pada pengalaman, lokasi, dan industri tempat mereka bekerja. Berikut adalah gambaran umum mengenai gaji STO di Indonesia:
| Posisi | Kisaran Gaji Per Bulan (IDR) |
|---|---|
| Sales Taking Order Junior | Rp 2.500.000 – Rp 3.500.000 |
| Sales Taking Order Senior | Rp 3.500.000 – Rp 4.500.000 |
| Supervisor Sales Taking Order | Rp 4.500.000 – Rp 6.500.000 |
| Manager Sales Taking Order | Rp 6.500.000 – Rp 9.500.000 |
Tantangan Dalam Pekerjaan Sales Taking Order
Profesi Sales Taking Order (STO) memang menjadi salah satu pilar penting dalam sistem distribusi barang. Meski terdengar sederhana — mencatat dan memproses pesanan — kenyataannya pekerjaan ini memiliki berbagai tantangan yang harus dihadapi setiap hari. Memahami tantangan ini penting agar tenaga STO bisa mengembangkan strategi untuk mengatasinya dan tetap produktif.
1. Target Penjualan yang Tinggi
Setiap STO umumnya diberikan target penjualan yang harus dicapai dalam periode tertentu, baik harian, mingguan, maupun bulanan. Target ini sering kali tinggi dan menuntut kerja keras serta strategi yang matang.
2. Persaingan Antar Brand dan Produk
Dalam industri FMCG, farmasi, hingga bahan bangunan, persaingan sangat ketat. STO harus mampu meyakinkan pelanggan untuk memilih produknya dibandingkan produk kompetitor yang juga aktif menawarkan diskon dan promo.
3. Ketergantungan Pada Stok Barang
Tugas STO adalah mencatat pesanan, namun kadang pesanan pelanggan tidak dapat dipenuhi karena stok barang yang kosong di gudang. Hal ini menjadi tantangan karena dapat mengecewakan pelanggan dan mengurangi angka penjualan.
4. Kendala Teknis dalam Sistem Order
Di era digital, sebagian besar STO menggunakan aplikasi atau sistem order digital. Namun, sistem ini bisa saja mengalami kendala teknis seperti error, jaringan lambat, atau server down.
5. Variasi Karakter Pelanggan
Setiap pelanggan memiliki karakter berbeda. Ada yang mudah diajak kerja sama, ada pula yang sulit, menawar harga berlebihan, atau sering mengubah pesanan secara mendadak.
6. Area Kerja Yang Luas
Untuk STO lapangan, tantangan lain adalah harus mengunjungi berbagai toko atau pelanggan yang tersebar di area yang luas. Hal ini menguras waktu, tenaga, dan biaya transportasi.
7. Perubahan Harga Dan Promo Yang Mendadak
Kadang perusahaan mengubah harga produk atau mengeluarkan promo baru dalam waktu singkat. STO harus cepat memahami perubahan ini dan segera menyosialisasikannya kepada pelanggan.
8. Cuaca Dan Kondisi Lapangan
Untuk STO yang bekerja di lapangan, kondisi cuaca seperti hujan deras, panas ekstrem, atau jalanan macet menjadi tantangan nyata setiap hari.
9. Administrasi Dan Pelaporan yang Ketat
Selain mencatat pesanan, STO juga harus membuat laporan harian atau mingguan, baik dalam bentuk manual maupun digital. Pekerjaan administratif ini kadang memakan waktu di luar jam kerja utama.
Tips Sukses Menjadi Sales Taking Order Yang Profesional
Profesi Sales Taking Order (STO) bukan sekadar mencatat pesanan pelanggan. Seorang STO profesional harus mampu membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan, menguasai produk, dan mencapai target penjualan secara konsisten. Untuk itu, ada sejumlah tips yang bisa diterapkan agar sukses dalam bidang ini.
1. Pahami Produk Secara Mendalam
Sebagai STO, Anda harus menjadi “ahli” atas produk yang dijual, mulai dari keunggulan, spesifikasi, hingga promo yang sedang berjalan. Dengan pengetahuan ini, Anda bisa lebih percaya diri saat menjelaskan kepada pelanggan. Tips:
- Ikuti pelatihan produk yang diberikan perusahaan.
- Selalu update informasi tentang produk baru.
- Pahami produk kompetitor untuk membandingkan secara objektif.
2. Bangun Hubungan Baik Dengan Pelanggan
Pelanggan yang loyal adalah aset berharga. STO yang sukses bukan hanya mengambil pesanan, tapi juga membangun kepercayaan. Tips:
- Sapa pelanggan dengan ramah setiap kunjungan.
- Ingat kebutuhan dan preferensi masing-masing pelanggan.
- Tindak lanjuti pesanan dan tanyakan kepuasan mereka.
3. Kelola Waktu Dan Rute Kerja Dengan Efisien
Seorang STO lapangan harus pintar mengatur jadwal kunjungan agar area kerja yang luas bisa dijangkau dengan efektif. Tips:
- Susun rencana kunjungan harian/mingguan.
- Gunakan aplikasi peta untuk memilih rute tercepat.
- Sisakan waktu untuk follow-up pelanggan.
4. Kuasi Teknik Negosiasi Yang Baik
Sering kali pelanggan menawar harga atau meminta diskon tambahan. STO profesional harus bisa bernegosiasi tanpa merugikan perusahaan. Tips:
- Latih kemampuan komunikasi persuasif.
- Pahami batas diskon atau promo yang boleh diberikan.
- Berikan nilai tambah lain jika harga tak bisa diturunkan (contoh: pengiriman cepat).
5. Pantang Menyerah Menghadapi Target
Target penjualan yang tinggi adalah bagian dari pekerjaan STO. Jangan mudah menyerah saat hasil belum maksimal. Tips:
- Pecah target besar menjadi target harian.
- Evaluasi kunjungan yang efektif dan yang kurang berhasil.
- Tetap semangat walau ada penolakan dari pelanggan.
6. Adaptif Dengan Perubahan Teknologi
Kini, proses taking order banyak menggunakan aplikasi mobile atau sistem digital. STO profesional harus melek teknologi. Tips:
- Pelajari sistem order digital perusahaan Anda.
- Manfaatkan fitur-fitur untuk mempercepat proses order.
- Catat pesanan cadangan secara manual jika sistem mengalami gangguan.
7. Kelola Administrasi Dengan Tertib
Laporan penjualan, daftar kunjungan, dan rekap pesanan adalah dokumen penting yang harus selalu rapi dan akurat. Tips:
- Luangkan waktu khusus setiap hari untuk input data.
- Simpan backup laporan secara digital.
- Jangan tunda pelaporan karena bisa menumpuk.
8. Jaga Stamina Dan Kesehatan
Mobilitas tinggi di lapangan menuntut kondisi fisik yang prima. STO yang sehat akan lebih produktif dan semangat. Tips:
- Atur pola makan dan tidur yang cukup.
- Minum air putih yang banyak selama perjalanan.
- Lakukan olahraga ringan di sela-sela waktu kerja.
9. Terus Belajar Dan Berkembang
STO yang profesional tidak pernah berhenti belajar, baik tentang teknik penjualan maupun perkembangan industri. Tips:
- Ikuti pelatihan atau seminar yang relevan.
- Cari mentor dari rekan STO senior yang sudah berpengalaman.
- Baca buku atau artikel tentang sales dan customer service.
10. Jaga Etika Dan Profesionalisme
Kejujuran, tanggung jawab, dan sikap profesional akan membawa Anda pada karir yang lebih tinggi dalam bidang sales. Tips:
- Hindari janji yang tidak bisa dipenuhi ke pelanggan.
- Bersikap sopan, meskipun menghadapi pelanggan yang sulit.
- Pegang teguh aturan dan SOP perusahaan.
Sales Taking Order adalah profesi yang memegang peranan penting dalam proses penjualan, terutama dalam memastikan bahwa pesanan pelanggan diproses dengan tepat dan efisien. Dengan keterampilan komunikasi yang baik, ketelitian, dan pengetahuan produk yang mendalam, STO dapat memberikan kontribusi besar terhadap kepuasan pelanggan dan kesuksesan perusahaan. Peluang karir dalam bidang ini juga cukup menjanjikan, dengan jenjang karir yang jelas dan potensi penghasilan yang kompetitif.
