Apa Itu Procurement Staff: Definisi, Tugas, Tanggung Jawab, Skill, Dan Info Gaji

satualas.com – Dalam dunia bisnis modern, peran Procurement Staff atau staf pengadaan memegang posisi yang sangat vital. Tanpa mereka, rantai pasokan perusahaan bisa terputus, produksi terhenti, dan layanan kepada pelanggan menjadi terganggu. Oleh karena itu, memahami profesi ini secara mendalam menjadi penting, baik bagi yang sedang mencari karir maupun bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi pengadaan.

Apa Itu Procurement Staff?

Procurement Staff adalah individu yang bertanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Mereka memastikan bahwa semua kebutuhan operasional perusahaan terpenuhi dengan cara yang paling efektif dan efisien, baik dari segi biaya, waktu, maupun kualitas.

Procurement Staff sering disebut juga dengan sebutan staf pembelian atau staf pengadaan. Meskipun istilahnya berbeda, inti pekerjaannya tetap sama: memastikan barang dan jasa yang dibutuhkan tersedia sesuai standar perusahaan.

Perbedaan Procurement Dengan Purchasing

Banyak orang masih menyamakan procurement dengan purchasing. Pada dasarnya, procurement mencakup seluruh proses strategis mulai dari identifikasi kebutuhan, negosiasi kontrak, hingga evaluasi kinerja pemasok. Sedangkan purchasing lebih fokus pada proses pembelian secara teknis seperti membuat pesanan dan memproses pembayaran.

Tugas Dan Tanggung Jawab Procurement Staff

Profesi Procurement Staff memegang peranan penting dalam rantai pasok perusahaan. Mereka memastikan semua kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan terpenuhi dengan baik, efisien, dan sesuai standar yang ditetapkan. Berikut ini adalah rincian tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan oleh seorang Procurement Staff:

1. Identifikasi Kebutuhan

Procurement Staff harus mampu:

• Melakukan koordinasi dengan berbagai divisi seperti produksi, pemasaran, keuangan, dan operasional untuk mengumpulkan informasi tentang kebutuhan barang/jasa.
• Menganalisis data kebutuhan untuk memastikan akurasi dan kelayakan pengadaan.
• Membuat perencanaan pembelian yang disesuaikan dengan anggaran dan jadwal produksi.
• Mengantisipasi kebutuhan yang bersifat musiman atau berdasarkan tren permintaan pasar.

2. Mencari Dan Memilih Supplier

Dalam proses ini, Procurement Staff bertanggung jawab untuk:

• Melakukan riset pasar untuk menemukan supplier potensial.
• Membandingkan penawaran dari berbagai pemasok berdasarkan harga, kualitas, kapasitas produksi, kecepatan pengiriman, dan reputasi.
• Mengunjungi pabrik atau tempat usaha supplier untuk melakukan verifikasi langsung jika diperlukan.
• Membangun database supplier terpercaya sebagai referensi jangka panjang.

3. Negosiasi Harga Dan Kontrak

Tugas ini meliputi:

• Melakukan negosiasi harga agar perusahaan mendapatkan nilai terbaik.
• Menegosiasikan syarat dan ketentuan lain, seperti waktu pengiriman, metode pembayaran, dan garansi.
• Menyusun, meninjau, dan mengesahkan kontrak kerja sama dengan pemasok.
• Memastikan kontrak memenuhi kepentingan dan kebijakan perusahaan.

4. Proses Pengadaan

Procurement Staff harus mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari:

• Pembuatan Purchase Order (PO) berdasarkan kebutuhan yang sudah disetujui.
• Pemantauan proses pengiriman barang dari supplier.
• Memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan standar kualitas yang ditetapkan.
• Menangani klaim atau komplain jika terjadi ketidaksesuaian.

5. Evaluasi Kinerja Supplier

Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk:

• Melakukan penilaian rutin terhadap kinerja supplier, termasuk ketepatan pengiriman, kualitas produk, dan layanan purna jual.
• Menyusun laporan evaluasi supplier sebagai dasar pengambilan keputusan untuk kerja sama lanjutan.
• Memberikan feedback kepada supplier untuk peningkatan kualitas layanan.
• Memutuskan hubungan kerja jika supplier tidak memenuhi standar yang disepakati.

6. Menjaga Hubungan Baik Dengan Vendor

Dalam menjalankan tugasnya, Procurement Staff harus:

• Menjalin komunikasi yang baik dan profesional dengan semua vendor.
• Membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.
• Menghadiri pertemuan atau event yang diselenggarakan oleh vendor untuk mempererat kerja sama.
• Menyelesaikan setiap permasalahan dengan vendor secara diplomatis.

7. Mengelola Dokumen Pengadaan

Aspek administrasi juga menjadi tanggung jawab penting, seperti:

• Menyusun dan mengarsipkan seluruh dokumen terkait pengadaan, seperti kontrak, PO, faktur, dan bukti pembayaran.
• Memastikan seluruh dokumen tersedia untuk keperluan audit internal maupun eksternal.
• Mengelola sistem informasi pengadaan agar data dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.

8. Memastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi Pengadaan

Procurement Staff harus:

• Menjamin seluruh aktivitas pengadaan mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan.
• Memastikan proses pengadaan sesuai dengan hukum yang berlaku, termasuk pajak, bea masuk, dan regulasi lingkungan.
• Mengikuti standar sertifikasi tertentu (misalnya ISO 9001) jika diwajibkan oleh perusahaan.

9. Mengelola Risiko Dalam Proses Pengadaan

Dalam menjalankan tugas, mereka juga dituntut untuk:

• Mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mengganggu kelancaran proses pengadaan (contoh: ketergantungan pada satu supplier, risiko politik, atau fluktuasi harga).
• Mengembangkan strategi mitigasi risiko, seperti diversifikasi supplier atau kontrak jangka panjang.
• Melakukan antisipasi terhadap krisis, seperti kelangkaan bahan baku atau keterlambatan pengiriman.

Skill Keterampilan Yang Dibutuhkan Oleh Procurement Staff

Untuk menjadi Procurement Staff yang profesional dan andal, seseorang tidak hanya membutuhkan pengetahuan teknis, tetapi juga harus dibekali dengan keterampilan interpersonal dan manajerial yang mumpuni. Berikut ini adalah keterampilan utama yang wajib dimiliki:

1. Pengetahuan Tentang Supply Chain

• Memahami Rantai Pasok: Seorang Procurement Staff harus memahami alur supply chain dari tahap pengadaan bahan baku hingga barang jadi yang sampai ke konsumen.
• Analisis Keterkaitan: Mampu menganalisis bagaimana keterlambatan atau kekurangan di satu tahap rantai pasok dapat memengaruhi seluruh proses produksi.
• Kolaborasi dengan Tim Supply Chain: Menjalin kerja sama erat dengan tim logistik, gudang, dan distribusi untuk memastikan kelancaran aliran barang.

2. Negosiasi

• Kemampuan Tawar-Menawar: Mampu bernegosiasi untuk mendapatkan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.
• Negosiasi Syarat Kontrak: Menegosiasikan waktu pengiriman, syarat pembayaran, dan garansi produk.
• Membangun Hubungan Win-Win: Menciptakan kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak agar hubungan bisnis tetap harmonis.

3. Administrasi Dan Pengelolaan Dokumen

• Kerapian Administratif: Mampu menyusun dan menyimpan dokumen pengadaan seperti Purchase Order (PO), kontrak, faktur, dan laporan evaluasi supplier secara sistematis.
• Pemahaman Proses Audit: Mengerti prosedur audit internal maupun eksternal terkait dokumen pengadaan.
• Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen: Familiar dengan software pengelolaan dokumen digital yang memudahkan proses pencarian dan pelacakan dokumen.

4. Penggunaan Software ERP

• Penguasaan ERP: Mampu mengoperasikan sistem ERP seperti SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, atau sistem ERP lokal.
• Monitoring Real-Time: Menggunakan ERP untuk memantau status pesanan, stok, dan pengeluaran secara real-time.
• Menghasilkan Laporan: Mampu mengekstrak data dan menyusun laporan pengadaan dari sistem ERP sebagai bahan evaluasi.

5. Komunikasi Efektif

• Komunikasi Internal: Mampu menyampaikan kebutuhan pengadaan kepada manajemen dan departemen lain dengan jelas.
• Komunikasi Eksternal: Berkomunikasi profesional dengan vendor, supplier, dan pihak logistik.
• Negosiasi dan Diplomasi: Menggunakan komunikasi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan dan membangun hubungan jangka panjang.

6. Problem Solving

• Penyelesaian Masalah Cepat: Mampu menangani kendala seperti keterlambatan pengiriman, stok kosong, atau ketidaksesuaian spesifikasi barang.
• Analisis Akar Masalah: Melakukan investigasi untuk menemukan penyebab utama permasalahan dalam proses pengadaan.
• Pengambilan Keputusan Tepat: Mampu mengambil keputusan secara cepat dan tepat untuk meminimalkan dampak negatif bagi operasional perusahaan.

7. Manajemen Waktu

• Perencanaan Jadwal Pengadaan: Mengatur jadwal pembelian dan pengiriman agar barang datang tepat waktu.
• Mengelola Deadline: Mampu menyusun prioritas kerja dan menyelesaikan tugas sesuai tenggat waktu yang ditetapkan.
• Efisiensi Waktu: Menyederhanakan proses yang berbelit-belit agar proses pengadaan berjalan lebih cepat dan efisien.

8. Etika Kerja Tinggi

• Integritas: Menjaga kejujuran dalam setiap transaksi pengadaan, menghindari praktik korupsi atau suap.
• Kepatuhan: Patuh terhadap kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah yang mengatur pengadaan.
• Kerahasiaan: Menjaga kerahasiaan informasi harga, kontrak, dan negosiasi dengan supplier.

Prospek Jenjang Karir Procurement Staff

Bidang procurement memiliki jalur karir yang cukup jelas dan menjanjikan. Seiring dengan bertambahnya pengalaman dan kemampuan, seorang Procurement Staff bisa naik ke posisi yang lebih tinggi dengan tanggung jawab yang lebih strategis. Berikut adalah tahapan jenjang karirnya:

1. Procurement Staff (Entry Level)

Ini adalah posisi awal dalam dunia procurement. Seorang Procurement Staff bertugas menjalankan aktivitas pengadaan sehari-hari seperti pembuatan purchase order (PO), pencarian supplier, administrasi dokumen pengadaan, dan pemantauan pengiriman barang. Tugas Utamanya adalah:

• Memproses permintaan pengadaan dari berbagai divisi.
• Menghubungi vendor untuk permintaan penawaran harga.
• Melakukan input data pengadaan ke sistem ERP.
• Memastikan barang yang datang sesuai dengan pesanan.

Skill yang Dibutuhkan: Ketelitian, administrasi yang baik, dasar-dasar negosiasi, serta pemahaman alur supply chain.

2. Procurement Officer / Senior Procurement

Setelah memiliki pengalaman beberapa tahun, Procurement Staff bisa naik menjadi Procurement Officer atau Senior Procurement. Di tahap ini, tanggung jawab lebih besar diberikan, termasuk mengelola vendor kunci dan menangani negosiasi kontrak yang bernilai besar. Tugas Utamanya adalah:

• Melakukan negosiasi kontrak jangka panjang dengan pemasok.
• Mengelola hubungan strategis dengan vendor utama.
• Menganalisis pasar untuk mencari peluang pengadaan yang lebih efisien.
• Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada staff level junior.

Skill yang Dibutuhkan: Negosiasi tingkat lanjut, analisis pasar, pemahaman kontrak, dan manajemen hubungan dengan vendor.

3. Procurement Supervisor / Manager

Pada jenjang ini, seseorang sudah memegang posisi kepemimpinan dengan tugas memimpin tim procurement secara keseluruhan. Seorang Procurement Manager juga bertanggung jawab dalam merancang strategi pengadaan yang efisien dan selaras dengan tujuan bisnis perusahaan. Tugas Utamanya adalah:

• Memimpin dan mengelola tim procurement.
• Menyusun strategi pengadaan jangka menengah hingga panjang.
• Berkoordinasi dengan manajemen puncak dan departemen lain.
• Mengawasi kinerja supplier secara berkala dan membuat rekomendasi perbaikan.

Skill yang Dibutuhkan: Leadership, strategic thinking, project management, dan kemampuan komunikasi lintas divisi.

4. Head of Procurement / Procurement Director

Ini adalah posisi puncak dalam departemen procurement. Seorang Head of Procurement atau Procurement Director bertanggung jawab atas seluruh kebijakan, strategi, dan anggaran pengadaan perusahaan secara global atau nasional. Tugas Utamanya adalah:

• Merancang dan menetapkan kebijakan pengadaan perusahaan.
• Menentukan strategi sourcing global untuk efisiensi biaya.
• Berkoordinasi dengan direksi dan CEO dalam pengambilan keputusan strategis.
• Mengelola risiko pengadaan dalam skala besar.

Skill yang Dibutuhkan: Kepemimpinan tingkat tinggi, kemampuan analisis strategis, pengelolaan risiko, dan pengalaman luas dalam manajemen vendor internasional.

Info Gaji Procurement Staff Di Indonesia

Berikut ini adalah tabel kisaran gaji untuk posisi procurement di berbagai level terbaru:

Prospek Karir Procurement Staff Di Masa Depan

Profesi Procurement Staff saat ini tidak lagi dipandang sekadar sebagai fungsi administratif. Peran mereka kini menjadi lebih strategis dan vital dalam memastikan kelancaran operasi perusahaan serta efisiensi biaya.

1. Permintaan Yang Terus Meningkat

Seiring dengan globalisasi dan semakin kompleksnya rantai pasok dunia, permintaan terhadap tenaga profesional procurement terus meningkat.

• Perusahaan kini menyadari bahwa pengelolaan pengadaan yang baik bukan hanya menekan biaya, tetapi juga mengurangi risiko keterlambatan produksi dan memastikan kualitas produk.
• Divisi procurement kini menjadi bagian dari strategi perusahaan untuk menghadapi tantangan ekonomi global, fluktuasi harga bahan baku, dan perubahan regulasi perdagangan.
• Tidak hanya perusahaan manufaktur, sektor jasa, teknologi, dan bahkan lembaga pemerintah kini sangat membutuhkan tenaga procurement yang andal.

2. Sertifikasi Profesional

Bagi yang ingin naik jenjang karir dan meningkatkan kredibilitas, mengambil sertifikasi profesional menjadi langkah penting. Beberapa sertifikasi bergengsi yang diakui secara internasional adalah:

• CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply): Sertifikasi asal Inggris ini diakui global dan menjadi standar emas bagi praktisi procurement.
• CPSM (Certified Professional in Supply Management): Dikeluarkan oleh Institute for Supply Management (ISM) di Amerika Serikat, sertifikasi ini berfokus pada manajemen rantai pasok yang lebih strategis.
• CPIM (Certified in Production and Inventory Management): Cocok bagi yang ingin menguasai aspek produksi, persediaan, dan integrasi dengan procurement.

Dengan sertifikasi ini:

• Peluang bekerja di perusahaan multinasional terbuka lebar.
• Gaji dan posisi yang ditawarkan lebih tinggi.
• Kredibilitas sebagai profesional procurement meningkat di mata perusahaan global.

Tips Sukses Menjadi Procurement Staff Profesional

Untuk menjadi Procurement Staff yang sukses dan terus naik jenjang karir, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

1. Perluas Jaringan Vendor

• Semakin luas jaringan vendor yang Anda miliki, semakin besar peluang mendapatkan produk berkualitas dengan harga terbaik.
• Rajinlah hadir dalam pameran dagang, konferensi industri, dan event networking lainnya.
• Bangun hubungan jangka panjang dengan supplier untuk mendapatkan prioritas layanan dan harga khusus.

2. Kuasai Teknologi ERP

• Di era digital, hampir semua perusahaan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk mengelola pengadaan.
• Menguasai software populer seperti SAP, Oracle, atau Microsoft Dynamics akan menjadi nilai tambah yang besar.
• Penggunaan ERP membantu Anda bekerja lebih efisien, akurat, dan dapat memantau proses procurement secara real-time.

3. Terus Asah Kemampuan Negosiasi

• Negosiasi adalah jantung dari pekerjaan procurement. Harga terbaik, syarat pembayaran yang menguntungkan, hingga jaminan kualitas semuanya ditentukan lewat negosiasi.
• Ikuti pelatihan negosiasi secara berkala untuk meningkatkan teknik komunikasi, persuasi, dan penyelesaian konflik.
• Latihan rutin dengan studi kasus akan membantu Anda lebih percaya diri dalam menghadapi vendor besar.

4. Pelajari Regulasi Impor & Ekspor

• Dalam pengadaan lintas negara, memahami aturan perdagangan internasional seperti bea cukai, pajak impor, dan peraturan ekspor menjadi sangat penting.
• Dengan pengetahuan ini, Anda dapat menghindari risiko seperti keterlambatan pengiriman karena masalah kepabeanan atau biaya tak terduga.
• Sertifikasi tambahan di bidang International Trade atau Logistics Management bisa menjadi investasi yang sangat bermanfaat.

Profesi Procurement Staff bukan sekadar pekerjaan administratif biasa. Ini adalah profesi strategis yang berperan penting dalam keberhasilan operasional perusahaan. Dengan tugas yang beragam, mulai dari mencari vendor, menegosiasikan harga, hingga memastikan kualitas barang, Procurement Staff menjadi tulang punggung dalam proses rantai pasokan.

Peluang karir di bidang ini juga terbuka lebar, dengan prospek peningkatan jabatan yang jelas dan gaji yang kompetitif. Bagi Anda yang memiliki keterampilan negosiasi, manajemen waktu, dan integritas tinggi, profesi ini bisa menjadi pilihan karir yang sangat menjanjikan.