Apa Itu Arsiparis: Definisi, Tugas, Tanggung Jawab, Skill, Dan Info Gaji

satualas.com – Profesi arsiparis memegang peranan penting dalam menjaga dan mengelola dokumen serta informasi yang bernilai tinggi. Dalam era digital saat ini, kebutuhan akan pengelolaan arsip yang sistematis dan efisien semakin meningkat, menjadikan peran arsiparis semakin penting dalam berbagai sektor baik di pemerintahan maupun swasta.

Apa Itu Arsiparis?

Arsiparis adalah profesional yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, hingga penyajian arsip kepada pihak yang membutuhkan. Peran ini mencakup pengelolaan arsip fisik maupun digital, memastikan informasi tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan mudah.

Tugas Dan Tanggung Jawab Arsiparis

Tugas seorang arsiparis mencakup berbagai aspek pengelolaan arsip, antara lain:

1. Pengumpulan Dan Klasifikasi Dokumen

Salah satu tanggung jawab utama seorang arsiparis adalah mengumpulkan dokumen dari berbagai sumber, baik internal maupun eksternal. Dokumen yang telah dikumpulkan kemudian diklasifikasikan atau dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu, seperti tahun pembuatan, jenis dokumen, atau fungsinya dalam organisasi. Proses klasifikasi ini bertujuan agar dokumen lebih mudah ditemukan saat dibutuhkan serta untuk memastikan sistem penyimpanan berjalan dengan tertib dan efisien.

2. Digitalisasi Arsip

Dalam era teknologi informasi, digitalisasi menjadi langkah penting dalam pengelolaan arsip. Arsip fisik yang rentan terhadap kerusakan diubah menjadi format digital agar dapat diakses dengan mudah dan disimpan dalam jangka waktu yang lebih lama. Proses digitalisasi ini tidak hanya mencakup pemindaian dokumen, tetapi juga pengelompokan file digital secara sistematis dan pemberian metadata yang memudahkan pencarian.

3. Pengelolaan Sistem Arsip

Tugas ini melibatkan pembangunan serta pemeliharaan sistem pengarsipan, baik secara manual maupun digital. Sistem yang dibuat harus mampu membantu pengguna dalam menelusuri, menemukan, dan mengakses dokumen tertentu dengan cepat dan akurat. Pengelolaan sistem ini mencakup penentuan struktur folder, pengkodean dokumen, hingga pemilihan software pengarsipan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

4. Penyimpanan Dan Pemeliharaan Arsip

Untuk menjaga kualitas dan keutuhan arsip, seorang arsiparis bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen di tempat yang aman dan sesuai standar. Dokumen perlu dilindungi dari risiko kerusakan akibat kelembapan, suhu, cahaya, serta hama. Selain itu, juga dilakukan pemeliharaan rutin terhadap arsip yang tersimpan agar tetap dalam kondisi baik dan dapat digunakan kapan pun diperlukan.

5. Penyediaan Dokumen

Ketika ada permintaan dokumen dari pihak yang membutuhkan, seorang arsiparis harus mampu menyediakannya secara tepat waktu dan akurat. Proses ini mencakup pencarian dokumen dari sistem arsip, verifikasi keasliannya, dan penyampaian dokumen sesuai prosedur yang berlaku. Kecepatan dan ketepatan dalam penyediaan dokumen menjadi indikator penting dalam menilai efektivitas kerja seorang arsiparis.

Skill Keterampilan Yang Dibutuhkan Arsiparis

Untuk menjalankan tugasnya dengan baik, arsiparis perlu memiliki skill keterampilan seperti:

1. Pemahaman Tentang Sistem Kearsipan

Pengetahuan mendalam mengenai sistem kearsipan merupakan dasar utama yang wajib dimiliki. Hal ini mencakup pemahaman tentang berbagai metode penyimpanan, prinsip klasifikasi arsip, hingga siklus hidup dokumen.

Dengan memahami sistem kearsipan, seorang arsiparis dapat menentukan metode pengelolaan yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi, baik menggunakan sistem kronologis, alfabetis, numerik, maupun sistem topikal.

2. Penggunaan Software Manajemen Arsip

Di era digital saat ini, kemampuan mengoperasikan software manajemen arsip menjadi keharusan. Penguasaan terhadap aplikasi seperti Microsoft SharePoint, SIMARDA, Alfresco, atau sistem arsip berbasis cloud akan sangat membantu dalam pengarsipan dokumen secara elektronik. Kemampuan ini memungkinkan pengelolaan data menjadi lebih efisien, pencarian arsip lebih cepat, serta meminimalkan risiko kehilangan informasi penting.

3. Ketelitian

Dalam dunia kearsipan, ketelitian merupakan hal yang tidak bisa ditawar. Proses pengumpulan, klasifikasi, hingga pemeliharaan arsip harus dilakukan dengan penuh kecermatan agar tidak terjadi kesalahan pencatatan atau penyimpanan. Kecerobohan kecil seperti salah memberi label atau menyimpan dokumen di lokasi yang keliru dapat menyebabkan kesulitan besar saat dokumen dibutuhkan.

4. Kemampuan Komunikasi

Keterampilan komunikasi sangat penting, terutama ketika harus berinteraksi dengan berbagai pihak dalam organisasi. Kemampuan ini membantu dalam menyampaikan informasi mengenai letak arsip, prosedur peminjaman dokumen, atau menjelaskan sistem pengelolaan arsip kepada pengguna. Komunikasi yang baik juga membantu dalam menjalin kerja sama dengan tim lain yang berkaitan, seperti bagian legal, IT, atau manajemen.

5. Kemampuan Analisis

Analisis dibutuhkan untuk memahami kebutuhan informasi yang diminta oleh pengguna arsip. Dengan keterampilan ini, seorang arsiparis dapat dengan cepat menentukan dokumen mana yang relevan dan memberikan informasi yang sesuai konteks. Selain itu, kemampuan analisis juga berguna dalam proses evaluasi sistem arsip, sehingga dapat dilakukan pembaruan atau perbaikan jika diperlukan.

6. Manajemen Waktu

Pekerjaan arsiparis sering kali melibatkan banyak dokumen dalam jumlah besar yang harus ditangani secara bersamaan. Oleh karena itu, kemampuan dalam mengatur waktu dan memprioritaskan tugas sangat diperlukan.

Dengan manajemen waktu yang baik, seluruh proses mulai dari input data, digitalisasi, hingga pemeliharaan arsip bisa dilakukan secara efisien dan tepat waktu, tanpa mengorbankan kualitas hasil kerja.

Peluang Jenjang Karir Arsiparis

Berikut ini adalah penjelasan mengenai peluang jenjang karir sebagai arsiparis. Setiap jenjang memiliki tanggung jawab dan kualifikasi yang berbeda-beda, serta memberikan tantangan dan peluang pengembangan profesional yang menarik dalam dunia kearsipan.

1. Arsiparis Terampil

Jenjang awal dalam profesi arsiparis ini terbuka bagi lulusan Diploma III (D-III) di bidang kearsipan atau jurusan yang memiliki keterkaitan, seperti administrasi perkantoran, manajemen informasi, atau perpustakaan.

Seorang arsiparis terampil bertugas dalam kegiatan teknis kearsipan, seperti mengelompokkan dokumen, menginput data arsip ke dalam sistem digital, serta melakukan penyusunan dan penyimpanan arsip secara sistematis.

Pada tahap ini, fokus utama berada pada penguasaan teknis dasar, penerapan prosedur operasional standar kearsipan, dan pengenalan terhadap peraturan yang berlaku. Posisi ini sering kali menjadi batu loncatan untuk jenjang yang lebih tinggi, sembari menambah pengalaman dan mengikuti pelatihan yang relevan.

2. Arsiparis Mahir

Arsiparis mahir merupakan kelanjutan dari jenjang terampil. Untuk mencapai posisi ini, dibutuhkan pengalaman kerja yang lebih matang dan pemahaman yang lebih dalam terhadap sistem manajemen kearsipan.

Seorang arsiparis mahir sudah terbiasa menjalankan sistem klasifikasi yang kompleks, menangani digitalisasi arsip, hingga memberikan saran teknis dalam pengelolaan dokumen yang memiliki nilai hukum atau historis.

Tanggung jawab pada posisi ini mencakup pengembangan sistem kearsipan di unit kerja, penyesuaian metode pengarsipan dengan perkembangan teknologi informasi, dan turut serta dalam menyusun prosedur pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

3. Arsiparis Penyelia

Pada tingkat penyelia, tanggung jawab tidak hanya terbatas pada pengelolaan arsip, tetapi juga melibatkan fungsi kepemimpinan dan supervisi. Seorang arsiparis penyelia memiliki peran penting dalam membina dan mengarahkan arsiparis yang berada di bawah koordinasinya.

Posisi ini juga menuntut kemampuan dalam melakukan evaluasi terhadap kinerja unit kearsipan, menyusun laporan kearsipan secara periodik, dan menjamin bahwa seluruh prosedur pengelolaan arsip dilaksanakan sesuai standar. Selain itu, seorang penyelia berperan sebagai jembatan antara pelaksana teknis dengan pihak manajemen atau pimpinan instansi.

4. Arsiparis Ahli Pertama

Jenjang ini diperuntukkan bagi lulusan Strata 1 (S-1) atau Diploma IV (D-IV) yang memiliki latar belakang pendidikan di bidang kearsipan atau bidang terkait lainnya, seperti ilmu informasi, ilmu perpustakaan, atau hukum administrasi negara.

Arsiparis ahli pertama dituntut memiliki kapasitas analitis dalam menentukan nilai guna arsip, baik dari aspek hukum, administratif, maupun sejarah. Dalam pelaksanaan tugasnya, seorang arsiparis pada level ini juga mulai terlibat dalam penyusunan kebijakan teknis dan pelaksanaan program kearsipan tingkat unit kerja.

Penguasaan terhadap perangkat lunak pengelolaan arsip, pemahaman regulasi, serta keterlibatan dalam kegiatan audit kearsipan menjadi bagian penting dari pekerjaan sehari-hari.

5. Arsiparis Ahli Muda

Arsiparis ahli muda merupakan lanjutan dari jenjang ahli pertama, yang telah menunjukkan kompetensi lanjutan dan konsistensi dalam kinerja. Pada jenjang ini, tanggung jawab semakin berkembang, termasuk keterlibatan dalam perumusan kebijakan internal terkait pengelolaan arsip jangka panjang, serta pelaksanaan kegiatan pengawasan internal.

Posisi ini juga biasanya diamanahkan untuk menjadi narasumber dalam pelatihan atau seminar, serta aktif dalam pengembangan standar operasional prosedur (SOP) yang berkaitan dengan digitalisasi dan pengamanan arsip penting.

6. Arsiparis Ahli Madya

Pada tingkat ahli madya, peran yang dijalankan sudah sangat strategis. Tanggung jawab yang diemban tidak hanya bersifat teknis, melainkan juga berkaitan dengan pengembangan kebijakan organisasi di bidang kearsipan.

Seorang arsiparis pada level ini biasanya terlibat dalam tim perumus strategi pengelolaan informasi, melakukan koordinasi lintas unit kerja, hingga memberikan rekomendasi kebijakan jangka panjang kepada pimpinan.

Kemampuan komunikasi yang baik, kepemimpinan yang kuat, serta pemahaman mendalam terhadap regulasi nasional dan internasional terkait kearsipan menjadi syarat penting untuk menjalankan tugas di posisi ini dengan baik.

7. Arsiparis Ahli Utama

Jenjang tertinggi dalam karir seorang arsiparis adalah posisi ahli utama, di mana tanggung jawab sudah melampaui lingkup organisasi dan berkontribusi pada kebijakan nasional. Peran ini bersifat makro, dengan fokus pada perumusan kebijakan strategis, pembinaan nasional dalam bidang kearsipan, serta advokasi pengelolaan arsip berbasis teknologi modern.

Seorang arsiparis ahli utama memiliki pengaruh besar terhadap arah pengembangan kebijakan nasional, turut serta dalam kerja sama internasional, serta menjadi tokoh rujukan dalam berbagai forum nasional maupun internasional.

Untuk mencapai posisi ini, selain pengalaman panjang dan rekam jejak yang terbukti, dibutuhkan juga komitmen tinggi terhadap etika profesi, pembaruan pengetahuan, dan dedikasi dalam pengembangan kearsipan di Indonesia.

Info Gaji Arsiparis Di Indonesia

Gaji arsiparis di Indonesia bervariasi tergantung pada jenjang karir, instansi tempat bekerja, dan pengalaman kerja. Berikut adalah kisaran gaji arsiparis berdasarkan data dari berbagai sumber:

Tantangan Pekerjaan Menjadi Arsiparis

Menjalani profesi sebagai arsiparis bukan hanya soal menyusun dokumen atau menyimpan arsip dalam rak-rak yang rapi. Terdapat berbagai tantangan yang harus dihadapi dalam dunia kearsipan, baik dari sisi teknis, administratif, hingga tantangan yang berkaitan dengan perkembangan teknologi. Berikut ini adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi dalam profesi arsiparis:

1. Perkembangan Teknologi Yang Cepat

Dunia digital berkembang sangat pesat. Banyak dokumen kini tidak lagi berbentuk fisik, melainkan dalam format digital seperti PDF, gambar, maupun audio-visual. Tantangan muncul ketika sistem kearsipan belum mampu mengakomodasi digitalisasi dengan baik.

Pengetahuan mengenai perangkat lunak pengarsipan, keamanan data digital, dan backup arsip menjadi kebutuhan penting yang harus terus ditingkatkan. Bagi arsiparis yang terbiasa dengan sistem konvensional, beradaptasi dengan teknologi baru bisa menjadi hambatan tersendiri. Diperlukan pelatihan dan peningkatan kompetensi agar bisa terus relevan dan efektif dalam bekerja.

2. Keterbatasan Sumber Daya

Keterbatasan sumber daya, baik manusia maupun anggaran, merupakan tantangan nyata di dunia kearsipan. Banyak unit kerja yang hanya memiliki sedikit staf kearsipan, bahkan ada yang hanya diurus oleh satu orang saja. Hal ini membuat beban kerja meningkat, apalagi jika volume arsip yang harus dikelola sangat besar dan beragam.

Selain itu, keterbatasan anggaran sering kali menyebabkan minimnya fasilitas penyimpanan, perlengkapan pengarsipan, serta perangkat lunak yang memadai. Akibatnya, kualitas pengelolaan arsip bisa terganggu dan tidak berjalan secara optimal.

3. Pengelolaan Arsip Yang Tidak Terstandar

Masih banyak instansi yang belum memiliki standar operasional prosedur (SOP) kearsipan yang jelas. Tanpa SOP, pengelolaan arsip bisa dilakukan secara sembarangan dan tidak konsisten. Arsip dapat tersimpan secara acak, tidak terdokumentasi dengan baik, bahkan sulit ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Kondisi ini tentu menghambat efisiensi kerja dan menurunkan kredibilitas pengelolaan dokumen di lingkungan kerja. Oleh karena itu, penting untuk menyusun sistem pengarsipan yang sistematis dan seragam agar seluruh proses berjalan lancar.

4. Risiko Kehilangan Dan Kerusakan Arsip

Arsip sangat rentan terhadap risiko kehilangan, kerusakan fisik, maupun serangan siber. Dokumen kertas bisa rusak karena kelembaban, jamur, atau bencana seperti banjir dan kebakaran. Sedangkan arsip digital dapat hilang jika terkena virus komputer atau terjadi gangguan teknis pada server.

Pekerjaan arsiparis menuntut perhatian ekstra terhadap keamanan arsip, baik fisik maupun digital. Perlu adanya sistem backup, penyimpanan yang tahan bencana, dan penggunaan perangkat lunak yang memiliki sistem perlindungan data yang baik.

5. Tuntutan Regulasi Dan Akuntabilitas

Seiring meningkatnya perhatian terhadap transparansi dan akuntabilitas, pengelolaan arsip juga menjadi bagian penting dalam memenuhi tuntutan hukum dan regulasi. Banyak dokumen yang memiliki nilai hukum dan harus dijaga keasliannya. Salah kelola bisa berakibat pada kerugian hukum atau administratif bagi organisasi.

Arsiparis harus memahami peraturan perundang-undangan tentang kearsipan, seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta regulasi internal lainnya. Ketelitian dan kepatuhan terhadap aturan menjadi tantangan yang tidak bisa diabaikan.

Tips Menjadi Arsiparis Yang Profesional